Manter o número ideal de colaboradores para prestar serviços aos clientes no quadro de funcionários é uma conta necessária, pois a ociosidade significa custo que subtrai do lucro. As empresas de contabilidade prestam serviços recorrentes, quase sempre através de contrato com prazo indeterminado, pelos quais recebem honorário mensal. É de suma importância que o relacionamento com o cliente seja preservado por um contrato detalhado, especialmente quanto aos seguintes itens: serviços inclusos, valor do honorário, forma de reajuste e responsabilidades das partes. O desejo de todo empresário é conhecer o lucro a ser gerado por determinado contrato, mas infelizmente, no meio empresarial contábil, a exemplo de muitos outros ramos, esta informação é desconhecida. De alguma forma, o empresário acredita (ao menos torce para que seja assim) que os custos envolvidos na prestação do serviço sejam inferiores ao valor cobrado. O cálculo do tempo necessário que um novo contrato vai demandar pode ser facilmente calculado em sete passos e repetindo a conta para todos os clientes da carteira será possível conhecer a existência de ociosidade da empresa. Abaixo, os sete passos básicos: 1. Custo: some todos os custos envolvidos (diretos e indiretos); 2. Horas: multiplique o número de colaboradores pelas horas produtivas (sugiro iniciar com 150 horas por colaborador); 3. Custo/Hora (CH): divida o custo do item 1 pelo número de horas apuradas no item 2; 4. Despesa Comercial e Lucro (DCL): some todos os percentuais que incidirão sobre o valor final (impostos, inadimplência, responsabilidade civil, comissões etc.) mais o lucro desejado; 5. Preço de Venda da Hora (PVH): encontre o preço sugerido para a venda da hora com a aplicação da seguinte fórmula: PVH = CH / (100 – DCL) x 100 6. Horas do Contrato: divida o valor definido como honorário no contrato pelo Preço de Venda da Hora apurado (item 5). Este é o tempo que a empresa contábil deveria investir no cliente para obter o lucro desejado e definido no item 4. Repita este processo em todos os contratos. 7. Horas Vendidas: totalize todas as horas apuradas no item 6. Se o número for menor que o apurado no item 2, então este tempo poderá ser a ociosidade da empresa. Se for maior, provavelmente a capacidade está estourada, o que significa falta de colaborador. A fase descrita acima é importantíssima para começar a compreender o que está acontecendo com a empresa, mas o segundo passo é indispensável. Refiro-me ao registro dos tempos consumidos nas tarefas por cliente para medir se o tempo vendido é igual ao consumido.
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